Apa yang kita tulis di media sosial mungkin dibuat di luar waktu pejabat dan melalui akaun peribadi. Namun, kesannya kadangkala boleh sampai ke tempat kerja.
Satu hantaran yang dibuat ketika marah, gambar suasana dalam pejabat atau komen mengenai pelanggan boleh dikongsi semula dalam masa beberapa minit. Walaupun hantaran itu kemudian dipadamkan, tangkap layar mungkin sudah tersebar.
Di sinilah timbul persoalan: sejauh mana majikan boleh mengambil tahu tentang media sosial pekerja?
Akaun peribadi tidak semestinya terpisah daripada pekerjaan
Setiap pekerja berhak mempunyai kehidupan dan pandangan peribadi. Majikan juga tidak sepatutnya mengawal setiap perkara yang dikongsi oleh pekerja di luar waktu bekerja.
Namun, sempadan antara akaun peribadi dan pekerjaan menjadi semakin kabur apabila seseorang:
- Menyatakan nama majikan pada profilnya.
- Memuat naik gambar di tempat kerja.
- Berkongsi maklumat berkaitan pelanggan atau rakan sekerja.
- Mengulas isu dalaman organisasi secara terbuka.
- Menghasilkan kandungan ketika memakai pakaian atau tanda pengenalan syarikat.
Dalam keadaan ini, orang ramai mungkin mengaitkan pandangan individu tersebut dengan organisasi tempatnya bekerja, walaupun hantaran dibuat melalui akaun peribadi.
Apakah kandungan yang boleh menimbulkan masalah?
Bukan semua kritikan terhadap tempat kerja dianggap salah. Pekerja masih boleh menyuarakan pandangan atau membuat aduan melalui saluran yang betul.
Masalah biasanya timbul apabila hantaran melibatkan maklumat sulit, tuduhan tanpa bukti, penghinaan, ancaman atau kandungan yang boleh menjejaskan keselamatan orang lain.
Antara contoh yang patut dielakkan ialah:
- Gambar skrin sistem dalaman atau dokumen pejabat.
- Maklumat pelanggan, nombor telefon atau alamat e-mel.
- Perbualan dalam kumpulan kerja yang dikongsi tanpa kebenaran.
- Gambar rakan sekerja dalam situasi memalukan.
- Komen berbentuk perkauman, penghinaan atau gangguan.
- Luahan marah yang menamakan majikan, pelanggan atau individu tertentu.
Kadangkala maklumat sulit terdedah bukan melalui hantaran utama, tetapi melalui perkara kecil di belakang gambar seperti skrin komputer, kad akses, dokumen atau papan putih.
Adakah tetapan privasi sudah mencukupi?
Menetapkan akaun sebagai “private” boleh mengehadkan jumlah orang yang melihat kandungan anda, tetapi ia bukan jaminan bahawa hantaran tersebut akan kekal peribadi.
Rakan atau pengikut masih boleh mengambil tangkap layar dan menghantarnya kepada orang lain. Kandungan juga boleh tersebar apabila akaun digodam atau telefon dipinjam oleh orang lain.
Begitu juga dengan ayat seperti “pandangan ini adalah pandangan peribadi”. Kenyataan itu boleh menjelaskan bahawa anda tidak bercakap bagi pihak majikan, tetapi ia tidak menghapuskan kesan sesuatu hantaran jika kandungannya membocorkan maklumat atau menyerang pihak lain.
Sebelum memuat naik, tanya tiga soalan
Sebelum menekan butang “Post”, cuba berhenti seketika dan tanya:
- Adakah hantaran ini mendedahkan maklumat tempat kerja atau pelanggan?
- Adakah saya masih selesa jika hantaran ini dibaca oleh majikan dan keluarga?
- Adakah ayat ini ditulis berdasarkan fakta atau sekadar kerana sedang marah?
Jika jawapannya menimbulkan keraguan, simpan dahulu sebagai draf. Baca semula selepas emosi reda. Beberapa minit untuk berfikir boleh mengelakkan masalah yang berpanjangan.
Majikan juga perlu bersikap adil
Tanggungjawab menjaga sempadan media sosial bukan terletak pada pekerja sahaja. Majikan perlu menyediakan polisi yang jelas dan mudah difahami.
Polisi tersebut sepatutnya menerangkan:
- Jenis maklumat yang dianggap sulit.
- Larangan berkongsi data pelanggan dan dokumen dalaman.
- Penggunaan gambar, logo dan identiti syarikat.
- Tatacara membuat aduan berkaitan tempat kerja.
- Tindakan yang boleh diambil jika berlaku pelanggaran.
Polisi media sosial tidak sepatutnya digunakan untuk mengawal semua pandangan peribadi pekerja. Sebarang tindakan juga perlu mengambil kira konteks, tahap keseriusan dan kesan sebenar sesuatu hantaran.
Pekerja pula perlu diberikan saluran dalaman yang selamat untuk menyuarakan masalah. Tanpa saluran yang dipercayai, ada yang mungkin memilih untuk meluahkan rasa tidak puas hati secara terbuka.
Jadi, di manakah sempadannya?
Sempadannya terletak pada tanggungjawab.
Pekerja masih berhak berkongsi kehidupan dan pandangan peribadi. Namun, kebebasan itu perlu digunakan tanpa membocorkan maklumat sulit, mengganggu orang lain atau menjejaskan kepercayaan yang diberikan melalui pekerjaan.
Majikan pula berhak melindungi maklumat dan reputasi organisasi, tetapi perlu menghormati ruang peribadi pekerja serta mengendalikan setiap isu secara adil.
Media sosial mungkin milik peribadi, tetapi kesan sesuatu hantaran tidak semestinya berhenti pada pemilik akaun. Sebelum berkongsi, fikirkan bukan sahaja siapa yang boleh melihatnya hari ini, tetapi juga bagaimana kandungan itu mungkin digunakan pada masa hadapan.
Sumber rujukan:
Portal Berita RTM – Tadbir urus media sosial nadi mengemudi komunikasi masa kini
