Pernah mencari rekod pesanan dalam mesej WhatsApp yang sudah tenggelam?
Atau menunggu satu dokumen kerana fail terbaharu hanya ada dalam komputer rakan sekerja?
Perkara seperti ini nampak kecil, tetapi apabila berulang setiap hari, banyak masa habis untuk mencari maklumat dan membuat semakan.
Di sinilah transformasi digital boleh membantu. Dengan cara kerja dan teknologi yang sesuai, urusan yang berselerak boleh disusun supaya lebih mudah dikendalikan.
Apa Itu Transformasi Digital?
Transformasi digital, atau Digital Transformation, ialah perubahan cara bekerja dan menjalankan perniagaan dengan bantuan teknologi digital.
Contohnya, sebuah kedai menerima pesanan melalui mesej dan mencatatnya dalam buku. Apabila pesanan bertambah, ada yang terlepas pandang atau tersalah catat.
Pemilik kedai kemudian menggunakan borang pesanan dalam talian. Maklumat pelanggan dikumpulkan di satu tempat, status bayaran direkodkan dan pekerja boleh menyemak pesanan yang belum dihantar.
Dalam contoh ini, teknologi membantu mengubah proses kerja daripada menerima pesanan hingga mengurus penghantaran. Pekerja juga perlu tahu siapa yang menyemak bayaran, mengemas kini status dan menjawab pertanyaan pelanggan.
Bagaimana Ia Digunakan dalam Kerja Harian?
Tak semestinya perlu bermula dengan sistem yang besar.
Banyak penambahbaikan boleh dibuat pada urusan yang kita lakukan setiap hari.
1. Menyimpan Dokumen di Tempat yang Mudah Dirujuk
Jika setiap orang menyimpan salinan sendiri, kita mudah keliru tentang dokumen mana yang paling baharu.
Penyimpanan awan atau cloud storage boleh membantu pasukan berkongsi dan merujuk fail yang sama. Namun, folder tetap perlu disusun, nama fail perlu jelas dan kebenaran akses perlu ditetapkan.
Barulah orang yang memerlukan dokumen itu boleh mencarinya tanpa perlu bertanya berulang kali.
2. Mengurus Pesanan dan Pelanggan dengan Lebih Teratur
Bagi peniaga kecil, mesej pelanggan mungkin masuk melalui beberapa saluran. Ada yang bertanya di media sosial, membuat pesanan melalui WhatsApp dan menghantar bukti bayaran secara berasingan.
Dengan rekod yang tersusun, maklumat penting seperti produk, kuantiti, bayaran dan status penghantaran lebih mudah disemak.
Pelanggan pun tidak perlu mengulang cerita kepada pekerja yang berbeza setiap kali membuat susulan.
3. Mengurangkan Kerja Berulang
Ada tugas yang hampir sama setiap hari, seperti menghantar pengesahan pesanan, mengingatkan tarikh akhir atau menyediakan laporan berkala.
Sebahagiannya boleh diautomasikan apabila proses dan maklumat yang diperlukan sudah jelas.
Contohnya, pelanggan menerima pengesahan selepas menghantar borang pesanan. Pekerja kemudian memberi perhatian kepada pesanan yang memerlukan semakan lanjut.
Automasi tetap perlu dipantau. Jika maklumat asal salah, kesilapan itu boleh terbawa ke langkah seterusnya.
4. Memudahkan Pelanggan Berurusan
Laman web yang memaparkan maklumat produk, harga dan cara membuat pesanan boleh menjawab banyak soalan asas pelanggan.
Borang pertanyaan pula membantu mengumpulkan maklumat yang diperlukan sebelum pekerja memberikan maklum balas.
Cuba lihat dari sudut pelanggan:
mudahkah mereka mencari maklumat, memahami langkah seterusnya dan mendapatkan bantuan?
Jika proses terlalu panjang atau mengelirukan, ia masih perlu diperbaiki.
5. Membantu Pasukan Bekerja dari Lokasi Berbeza
Apabila dokumen, tugasan dan komunikasi boleh diurus secara dalam talian, sesetengah pekerjaan lebih mudah dilakukan melalui Work From Home atau Work From Anywhere.
Namun, pasukan masih memerlukan aturan yang jelas.
Siapa yang bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas?
Bila hasil perlu dihantar? Bagaimana kelulusan diberikan?
Perkara ini membantu kerja diteruskan walaupun ahli pasukan tidak berada di tempat yang sama.
Apa Manfaat yang Boleh Dirasai?
Manfaatnya lebih mudah dinilai melalui perubahan pada kerja sebenar.
Adakah masa mencari dokumen semakin pendek?
Adakah kurang pesanan tercicir?
Bolehkah pertanyaan pelanggan dijawab tanpa merujuk kepada beberapa orang terlebih dahulu?
Jika jawapannya ya, perubahan itu sudah membantu.
Penjimatan kos pula bergantung pada keadaan. Sistem mungkin mengurangkan kerja manual, tetapi ada kos langganan, latihan dan penyelenggaraan yang perlu diambil kira. Sebab itu, elok menilai manfaat berdasarkan masalah yang mahu diselesaikan.
Kenapa Ada Sistem Baharu yang Akhirnya Tidak Digunakan?
Kadangkala aplikasi sudah dibeli, tetapi pekerja masih menggunakan buku catatan atau fail lama.
Puncanya mungkin kerana sistem terlalu rumit, latihan tidak mencukupi atau pengguna perlu memasukkan maklumat yang sama di dua tempat. Ada juga keadaan apabila sistem dipilih tanpa memahami cara kerja orang yang akan menggunakannya.
Sebelum membuat perubahan, tanya mereka tentang masalah yang sering berlaku. Cuba penyelesaian pada skala kecil dan beri ruang untuk maklum balas.
Perhatikan juga keselamatan maklumat. Tetapkan siapa yang boleh melihat atau mengubah data, sediakan salinan sandaran dan pastikan pasukan tahu cara mendapatkan bantuan apabila sistem bermasalah.
Mulakan dengan Satu Masalah Dahulu
Jika mahu bermula, pilih satu urusan yang kerap melambatkan kerja.
Jika masalahnya pesanan tercicir, kemaskan proses merekod dan menyemak pesanan. Jika dokumen susah dicari, susun tempat penyimpanan bersama. Jika pelanggan selalu bertanya perkara yang sama, perbaiki maklumat yang tersedia kepada mereka.
Tetapkan satu ukuran mudah, seperti masa memproses pesanan atau jumlah kesilapan setiap minggu. Selepas mencuba cara baharu, bandingkan hasilnya.
Apabila satu proses sudah berjalan dengan baik, barulah beralih kepada urusan seterusnya. Dengan cara ini, perubahan lebih mudah dipelajari dan manfaatnya boleh dilihat dalam kerja harian.
