Komputer riba sudah dibawa pulang, internet pun ada.
Tetapi apabila mahu menyiapkan laporan, dokumen yang diperlukan masih tersimpan dalam komputer pejabat.
Kelulusan pula perlu menunggu tandatangan pada borang bercetak.
Situasi seperti ini menunjukkan mengapa bekerja dari rumah memerlukan lebih daripada peralatan.
Cara menyimpan maklumat, membahagikan tugas dan mendapatkan kelulusan juga perlu sesuai.
Di sinilah kaitan antara Work From Home (WFH), Work From Anywhere (WFA) dan transformasi digital dapat dilihat.
WFH dan WFA: Apa Bezanya?
Work From Home bermaksud menjalankan tugas dari rumah. Contohnya, pekerja menyediakan laporan, menjawab pertanyaan pelanggan dan menghadiri mesyuarat dalam talian tanpa hadir ke pejabat.
Work From Anywhere pula memberikan pilihan untuk bekerja dari lokasi lain yang sesuai, seperti ruang kerja bersama atau tempat penginapan.
Namun, “mana-mana” tetap bergantung pada persetujuan majikan atau pelanggan, jenis tugasan dan keperluan keselamatan. Ada kerja yang boleh dilakukan dari rumah tetapi tidak sesuai dibawa ke kafe, terutama apabila melibatkan perbualan atau dokumen sulit.
Kedua-duanya juga tidak semestinya memberikan kebebasan waktu. Jika pasukan perlu dihubungi antara pukul 9 pagi hingga 5 petang, aturan itu masih terpakai walaupun tempat bekerja berubah.
Di Mana Peranan Transformasi Digital?
Transformasi digital melibatkan perubahan cara kerja dengan bantuan teknologi.
Misalnya, borang permohonan yang dahulu dicetak dan dihantar dari meja ke meja digantikan dengan borang dalam talian. Pegawai boleh menyemak, memberikan kelulusan dan melihat status permohonan melalui sistem yang dibenarkan.
Untuk menjadikannya berfungsi, organisasi perlu menentukan siapa yang menyemak permohonan, siapa yang meluluskan dan bagaimana rekod disimpan. Pengguna juga perlu tahu cara menggunakan proses baharu itu.
Apabila urusan seperti ini boleh dilakukan dengan selamat secara digital, sesetengah tugas lebih mudah dilaksanakan dari luar pejabat.
Bagaimana Ketiga-tiganya Berkait?
Perbezaannya boleh dilihat melalui perkara yang diberi tumpuan:
| Konsep | Tumpuan utama | Contoh |
|---|---|---|
| Work From Home | Bekerja dari rumah | Menyediakan laporan dan menghadiri mesyuarat dari rumah |
| Work From Anywhere | Bekerja dari lokasi yang dipersetujui | Menyiapkan projek dari ruang kerja bersama |
| Transformasi Digital | Menambah baik proses kerja menggunakan teknologi | Mengurus dokumen, tugasan dan kelulusan melalui sistem digital |
Transformasi digital boleh menyokong kedua-dua WFH dan WFA. Ia membantu mengurangkan kebergantungan pada dokumen, peralatan atau proses yang hanya tersedia di satu tempat.
Namun, sesebuah organisasi tidak perlu melalui WFH dahulu sebelum membenarkan WFA. Aturannya bergantung pada keperluan kerja. Ada pasukan yang sesuai bekerja dari pelbagai lokasi, manakala yang lain masih memerlukan gabungan kerja di pejabat dan dari rumah.
Transformasi digital juga berguna walaupun semua pekerja hadir ke pejabat. Rekod yang mudah dicari dan proses kelulusan yang jelas tetap membantu kerja harian.
Contoh Mudah: Menyediakan Sebut Harga Pelanggan
Bayangkan seorang pekerja menerima permintaan sebut harga ketika bekerja dari rumah.
Jika senarai harga hanya ada dalam fail pejabat, dia perlu meminta rakan mencarinya. Selepas menyediakan sebut harga, dia mungkin perlu menghantar beberapa e-mel untuk mendapatkan semakan. Pelanggan pula masih menunggu jawapan.
Dengan proses yang lebih tersusun, senarai harga terkini boleh dirujuk melalui sistem yang diluluskan. Pekerja menggunakan templat yang betul, menghantar draf untuk semakan dan melihat status kelulusan di tempat yang sama.
Tugasan menjadi lebih mudah kerana maklumat dan tanggungjawab setiap pihak jelas.
Jika akses dari lokasi lain dibenarkan dan keadaan tempat itu sesuai, proses yang sama boleh menyokong WFA. Namun, pekerja tetap perlu menjaga maklumat pelanggan serta mematuhi aturan organisasi.
Apa yang Boleh Menjadi Lebih Baik?
Manfaat yang paling mudah dirasai ialah kurang masa terbuang untuk mencari maklumat atau bertanya tentang status kerja.
Pekerja boleh mengetahui dokumen mana yang terkini. Penyelia boleh melihat tugasan yang menunggu semakan. Pelanggan pula lebih mudah mendapat jawapan apabila rekod urusannya lengkap.
Bagi pekerjaan yang sesuai, pilihan bekerja dari luar pejabat juga boleh mengurangkan perjalanan harian.
Walau bagaimanapun, produktiviti tidak meningkat secara automatik. Jika aplikasi terlalu banyak, maklumat bertaburan dan arahan kurang jelas, kerja masih boleh menjadi lambat walaupun semuanya dilakukan secara digital.
Apa yang Perlu Disediakan Selain Teknologi?
Sebelum memperkenalkan aturan kerja yang lebih fleksibel, beberapa perkara perlu dipersetujui supaya semua orang jelas tentang tanggungjawab dan cara bekerja.
| No. | Perkara | Apa yang Perlu Disediakan? |
|---|---|---|
| 1 | Tanggungjawab dan hasil kerja | Tetapkan tugas, tarikh siap dan pihak yang perlu dirujuk apabila timbul masalah. |
| 2 | Cara berkomunikasi | Tentukan saluran untuk urusan biasa, perkara segera dan kelulusan supaya maklumat penting tidak terlepas pandang. |
| 3 | Akses dan keselamatan | Berikan akses mengikut keperluan tugas, sediakan salinan sandaran dan patuhi aturan penggunaan peranti serta sambungan internet organisasi. |
| 4 | Latihan dan bantuan | Berikan masa untuk mempelajari sistem dan proses baharu. Pastikan pengguna tahu siapa yang boleh membantu apabila menghadapi masalah. |
| 5 | Waktu bekerja dan berehat | Persetujui waktu bekerja, masa untuk dihubungi dan jangkaan tempoh membalas mesej supaya masa peribadi turut dihormati. |
Mulakan dengan Proses yang Sering Tersekat
Jika mahu mencuba cara kerja yang lebih fleksibel, lihat dahulu urusan yang selalu memerlukan seseorang hadir secara fizikal.
Adakah kehadiran itu memang perlu, atau pekerja datang semata-mata untuk mengambil fail, menyerahkan borang atau mendapatkan tandatangan?
Pilih satu proses yang sesuai untuk diperbaiki. Cuba bersama kumpulan kecil, dengar maklum balas mereka dan semak sama ada kerja menjadi lebih mudah.
Dari situ, lebih senang menentukan tugas yang sesuai dilakukan dari rumah, tugas yang boleh dibawa ke lokasi lain dan tugas yang masih memerlukan kehadiran di pejabat.
